Privacy Verklaring

1. Inleiding

De vereniging Vrijzinnigen Bennekom (VB) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de leden/begunstigers, in het vervolg aangeduid als leden. In deze Privacy Verklaring wil het bestuur heldere en transparante informatie geven over de behandelingvan persoonsgegevens binnen de vereniging. Uitgangspunt is daarbij dat het gaat om een vereniging waarin de onderlinge dwarsverbanden essentieel zijn voor het goed functioneren van de vereniging met een waaier aan commissies, werkgroepen en activiteiten.

Het bestuur doet er alles aan om de privacy van de leden te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VB houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
Dit brengt met zich mee dat het bestuur van VBin ieder geval:

Verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens van de leden.
De persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring.
De persoonsgegevensbeperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden van VB.
Vraagt (of heeft gevraagd) om de uitdrukkelijke toestemming van het lidvoor de verwerking van diens persoonsgegevens.
Passende technische en organisatorische maatregelen neemt zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is.
Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Op de hoogte is van de rechten van de leden omtrent persoonsgegevens; de leden hierop zal wijzen en deze rechten te respecteren.

2. Waarvoor verwerkt het bestuur persoonsgegevens.

De persoonsgegevens van de leden van VB worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

Onderlinge informatie.
Het versturen van uitnodigingen en verslagen.
Het versturen van nota’s.
Inschrijven voor bijeenkomsten, cursussen en excursies.
Het bijhouden van een ledenlijst, een lijst van bijvoorbeeld bestuurders / commissies / werkgroepen.
Een lijst van oud-leden en oud-bestuurders met vermelding van datum van toetreding en uittreding

Voor de bovenstaande doeleinden kan het bestuur de volgende persoonsgegevens aan de leden vragen: voorletters, roepnaam, achternaam, adres, e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer(s) en een foto. De persoonsgegevens worden in de sub e genoemde lijst toegankelijk gemaakt voor de leden (zie punt 5. Beveiliging).De verwerking van de gegevens kan het bestuur delegeren aan leden of anderen, die werken onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Ten behoeve van betalingen wordt ook nog gevraagd naar het banknummer, uitsluitend voor de penningmeester.

3. Verstrekking gegevens aan derden

De gegevens die een lid aan het bestuur geeft kan het bestuur slechts aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Tevens kan het bestuur persoonsgegevens delen met derden indien het lid hier schriftelijk of per e-mail toestemming voor geeft.
Verder zal het bestuur de door een lid verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. (Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij het bestuur zou opvragen. In een dergelijk geval dient het bestuur medewerking te verlenen en is dan ook verplicht deze gegevens af te geven.)
Zonder toestemming van het bestuur mag een lid de persoonsgegevens van de andere leden niet aan andere partijen verstrekken.

4. Bewaartermijn

VB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Een beperkte (jaarlijkse te genereren) ledenlijst is belangrijk voor het archief, maar is niet via de Website toegankelijk.
5. Beveiliging

Het bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Hiertoe zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Het bestuur hanteert een gebruikersnaam en heeft een wachtwoordprotocol op het beveiligde deel van de Website waarop de persoonsgegevens staan.
Het bestuur maakt een back-up van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

6. Rechten omtrent persoonsgegevens

Een lid heeft recht op inzage of rectificatie van de persoonsgegevens die het bestuur van dit lid heeft ontvangen. Na einde van het lidmaatschap heeft de betrokkene recht op verwijdering van zijn persoonsgegevens indien en voor zover verwijdering in redelijkheid mogelijk is en de gerechtvaardigde belangen van VB zich daartegen niet verzetten. Tevens kan het lid bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens (of een deel hiervan) door het bestuur.
Ook heeft het lid het recht om de door hem verstrekte gegevens door het bestuur te laten overdragen aan hemzelf of in opdracht van het lid direct aan een andere partij. Het bestuur kan het lid vragen om zich te legitimeren voordat het bestuur gehoor kan geven aan voornoemde verzoeken.

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

VB gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

8. Digitale uitzendingen van activiteiten

VB stelt ‘vieringen’ en ‘uitvaarten’ digitaal beschikbaar. De laatste groep in overleg met de familie van de overledene.
Bij de ingang van de ruimte staat aangeven dat beeld en geluid opnames gemaakt kunnen worden. In de ruimte waarin de opnames gemaakt worden zijn enkele zitplekken aangegeven die niet in beeld gebracht worden. Er is geen selectie of beperking bij het digitaal delen van geluidsopnames van bijeenkomsten.

9. Klachten

Mocht een lid een klacht hebben over de verwerking van zijn persoonsgegevens dan dient het lid hierover direct contact met het bestuur op te nemen. Komen het bestuur en het lid er samen niet uit dan heeft het lid het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende instantie op het gebied van privacybescherming. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Vastgesteld door het bestuur van Vrijzinnigen Bennekom /De Ontmoeting na voorafgaande goedkeuring bij besluit van de algemene ledenvergadering, 18 november 2023.